• General
• Coordonne, projette et prépare, en collaboration avec la direction, les budgets, les prévisions, la planification des bénéfices ainsi que les analyses de projets et de coûts, contribuant ainsi à une exploitation plus rentable.
• Supervise la tenue des procédures et contrôles comptables de l'hôtel et assure la coordination avec le contrôleur régional, dans le respect des politiques et procédures de Novotel Kolwezi ainsi que des réglementations locales.
• Collabore avec tous les départements de l'hôtel sur les questions liées, directement ou indirectement, aux dépenses et aux finances. Tient les responsables informés des dépenses de leur département et enquête sur tout élément semblant suspect.
• Recrute, forme, supervise, évalue et fait monter en compétences le personnel du service comptabilité/contrôle de gestion.
• Se tient informé des lois locales régissant l'activité hôtelière et communique avec le directeur général et le contrôleur régional au sujet de tout changement à venir.
• Assiste aux réunions sur la gestion du crédit et y participe activement.
• Sollicite l'avis et les conseils de conseillers juridiques locaux, d'auditeurs externes, d'autorités locales et de toute autre personne jugée nécessaire.
• Établit le rapport financier mensuel ainsi que tous les documents requis par l'entreprise.
• Assiste à toutes les réunions de direction ainsi qu'aux réunions avec les propriétaires, lorsque cela est requis.
• Comprend et respecte strictement le règlement intérieur (manuel de l'employé) ainsi que les politiques de l'hôtel en matière d'incendie, d'hygiène, de santé et de sécurité.
• Se présente au travail à l'heure, en portant en permanence l'uniforme réglementaire et le badge nominatif.
• Entretient de bonnes relations de travail avec le personnel de son service ainsi qu'avec celui des autres départements.
• Participe activement aux réunions du personnel, aux formations (de département ou de l'hôtel) et aux autres activités connexes.
• Soutient pleinement la fonction de formation au sein du département d'affectation.
• S'acquitte de toute tâche raisonnable ou mission secondaire confiée par le directeur financier.
• S'adapte aux évolutions de la fonction finance et comptabilité décidée par l'hôtel.
• Adopte en toutes circonstances une attitude positive et motivée, tout en faisant preuve de maîtrise de soi.
• Maîtrise parfaitement la section relative à la vérification des recettes (Income Audit) du manuel d'exploitation ainsi que les politiques et procédures en vigueur.
• Offre un service courtois et professionnel en toutes circonstances
• Financière
• Coordonner une gestion efficace et efficiente de la masse salariale et de l'allocation des ressources en mettant en place une main-d'œuvre flexible au sein du département, fondée sur les principes de polyvalence et de multiplicité des tâches.
• Veiller à une maîtrise rigoureuse des coûts et des dépenses du département.
• Suivre tous les coûts et recommander des mesures pour les maîtriser. Établir un plan intégré de gestion des coûts via la segmentation par gamme de produits, la réduction des stocks, les achats mutualisés avec les hôtels du groupe et la livraison à la demande lorsque cela est possible et rentable.
• Veiller au strict respect du budget opérationnel du département.
• Suivre tous les coûts et recommander ou mettre en œuvre des mesures pour les maîtriser.
• Superviser le système de contrôle quotidien, l'administration et le système de REPORTING, tout en assurant le transfert de compétences dans tous les domaines connexes.
• Interpréter les résultats financiers afin d'optimiser les résultats d'exploitation.
• Fournir des outils pour la planification et le contrôle futurs.
• Veiller à ce que les factures et les dépenses de petite caisse soient réglées et enregistrées correctement.
• Veiller à ce que les encaissements soient reçus et enregistrés correctement.
• Participer à la préparation et au traitement des écritures comptables pour toutes les transactions de fin de mois, s'assurer de leur correct enregistrement dans le grand livre et préparer les états financiers en conséquence.
• Participer à l'élaboration des budgets et des prévisions selon les besoins et aider le personnel à les utiliser.
• Suivre l'évolution des résultats par rapport au budget et aux prévisions, et recommander des actions pour orienter les résultats financiers en conséquence.
• Participer à la préparation de tous les rapports statistiques requis, qu'ils proviennent de la direction, de Novotel Kolwezi ou des autorités locales.
• Maîtriser parfaitement le système comptable de Novotel Kolwezi ainsi que les normes du « Uniform System of Accounts for the Lodging Industry » (USALI).
• Veiller à ce que tous les rapports financiers soient transmis de manière exacte et dans les délais impartis.
• Assurer la bonne gestion du service comptable et référer les questions pertinentes au Directeur financier.
• Veiller à ce que toutes les données historiques soient archivées de manière à en faciliter l'accès, y compris par microfilmage ou tout autre mode de stockage si nécessaire.
• Organiser le planning des congés pour le service financier et comptable.
• Opérationnel
• Veiller à la gestion efficace de l'ensemble du service Finances et Comptabilité, conformément aux principes établis ainsi qu'aux politiques, procédures et normes minimales de l'entreprise et de l'hôtel.
• Répartir les responsabilités entre les collaborateurs et contrôler quotidiennement leur performance.
• Répondre aux besoins en personnel des autres services en fonction des priorités de l'hôtel et des prévisions d'activité.
• Traiter les demandes des clients et des employés avec courtoisie et efficacité ; signaler aux supérieurs hiérarchiques les plaintes ou problèmes ne pouvant être résolus immédiatement et assurer le suivi auprès des clients.
• Superviser la gestion efficace de chaque section du service Comptabilité et Finances, en optimisant l'utilisation des outils technologiques.
• Superviser la réalisation des inventaires physiques de toutes les fournitures et de tous les équipements d'exploitation, sur une base mensuelle et trimestrielle respectivement.
• Soutenir la mise en place de tous les contrôles nécessaires pour protéger les actifs de l'hôtel et tenir à jour les registres relatifs aux immobilisations, aux équipements d'exploitation, aux fournitures et aux stocks.
• Veiller au respect des exigences définies dans la liste de contrôle du contrat de gestion.
• Conserver et protéger tous les contrats, baux, polices d'assurance ainsi que tous les documents juridiques et financiers.
• Obtenir auprès des autorités réglementaires compétentes les licences requises pour les opérations de change, les importations, la vente d'alcool et de tabac, etc.
• Superviser le service informatique et veiller à ce que le système informatique de l'hôtel et ses logiciels soient pleinement utilisés, correctement sécurisés et entretenus, et que toutes les licences soient à jour.
• Gérer les procédures de crédit et de recouvrement établies par le Directeur Général, avec l'accord des bureaux régionaux ou du siège social.
• Approuver les décaissements, les bons de paiement et les notes de frais après s'être assuré que tous les documents nécessaires sont joints, traités et certifiés conformes quant à la réception des marchandises ou services (qualité, quantité et prix).
• Vérifier la ventilation des charges et s'assurer de la disponibilité des fonds pour ces décaissements.
• Approuver les achats en fonction de la disponibilité des fonds, de la nécessité et du budget.
• Recevoir quotidiennement les informations relatives aux dépôts bancaires et les vérifier par rapport au récapitulatif des recettes établies par le caissier principal.
• S'assurer que les recettes quotidiennes sont déposées le jour ouvrable bancaire suivant. Effectuer des contrôles inopinés de la caisse principale et des autres caisses de service, et signaler au Directeur Général tout écart significatif.
• Suivre les activités liées aux comptes clients et s'assurer que les balances âgées mensuelles sont correctement établies et que les totaux concordent avec le solde de contrôle.
• Examiner les comptes clients (City Ledger) avec le chef comptable, les comptables et le responsable du crédit.
• Examiner et approuver les rapports quotidiens, qu'ils soient manuels ou informatisés.
• Veiller au règlement rapide des sommes dues aux agences de voyages.
• Effectuer des contrôles ponctuels pour s'assurer du respect des procédures établies concernant les opérations de change.
• Examiner quotidiennement les rapports de coûts et discuter avec le contrôleur des coûts (Cost Auditor) de toute mesure spécifique à prendre. S'assurer de l'exactitude des calculs mensuels de consommation de produits, de coûts et d'inventaires, ainsi que de la concordance des totaux avec le solde de contrôle.
• Gestion du personnel
• Participer au recrutement, à la sélection et à la formation des cadres intermédiaires du service financier et comptable, capables d'adhérer à la philosophie de gestion décentralisée, aux principes directeurs établis ainsi qu'aux orientations financières, opérationnelles et administratives susmentionnées, et qui comprennent et soutiennent la philosophie de polyvalence et de multi-tâches de Novotel Kolwezi
• Former le personnel concerné (agents de réception, serveurs/caissiers en restauration, etc.) afin de garantir le respect constant des procédures de crédit établies.
• Contribuer à constituer une équipe efficace en favorisant la polyvalence et le multi-tâches,
• En instaurant des horaires flexibles et en veillant activement au bien-être, à la sécurité et au développement professionnel des collaborateurs.
• Développer les compétences des formateurs internes, leur confier des responsabilités de formation et organiser des réunions mensuelles avec eux.
• Maîtriser parfaitement les tâches et responsabilités de tous les employés du service comptabilité et être capable de les former pour qu'ils atteignent les normes requises.
• Réaliser les entretiens annuels d'évaluation et fournir aux employés un retour régulier sur leurs performances. Veiller à ce que tous les employés offrent un service courtois et professionnel en toutes circonstances.
• S'assurer que tous les employés comprennent parfaitement et respectent le règlement intérieur de l'hôtel ainsi que les politiques relatives à la sécurité incendie, à l'hygiène, à la santé et à la sécurité au travail.
• S'acquitter de toute autre tâche ou responsabilité raisonnable qui pourrait être confiée.
• Afficher en permanence une attitude positive et motivée, tout en faisant preuve de maîtrise de soi.
• Formation supérieure en finance, comptabilité ou gestion (Bac+4/5)
• Expérience confirmée en direction financière hôtelière, idéalement au sein d'un groupe international ou sur un marché frontière/Afrique
• Maîtrise impérative du système comptable USALI et des standards Accor
Intégrer le Novotel Kolwezi, c’est rejoindre une aventure humaine et professionnelle unique, au sein d’un groupe hôtelier international en pleine croissance en Afrique. Vous aurez l’opportunité de piloter un projet stratégique dans une région à fort potentiel, tout en bénéficiant des outils et du support d’un leader mondial de l’hôtellerie.